La gestión de crisis en la minería toma muchas formas, desde lo que se debe hacer en casos de terremotos o malestar social hasta las medidas que se deben tomar cuando ocurre un brote de enfermedad o falla la infraestructura, por ejemplo: represas y circuitos eléctricos.
Cuando las empresas mineras carecen de un plan de manejo de crisis, el impacto puede ser devastador. La seguridad y las vidas de los trabajadores pueden estar amenazada. Una organización puede perder su licencia social para operar en una área geográfica específica, viéndose obligada a retrasar o cancelar sus nuevos proyectos.
Además, la reputación de las compañías en las comunidades donde operan se puede ver afectada. La relación con clientes puede verse afectada y los inversionistas podrían retirar el financiamiento.
Muchos gigantes de la minería tienen sistemas y procedimientos rigurosos de gestión de crisis, pero los estudios de la Boston Consulting Group (BCG) revelan que no todas las organizaciones mineras tienen sistemas para la gestión de crisis. Incluso entre los gigantes, se han visto casos donde su enfoque para resolver las crisis no se ha aplicado de manera consistente.
Algunos procedimientos de las compañías mineras relacionados con las emergencias y las crisis son tan complicados que se vuelven difíciles de seguir. En otras palabras, solo el personal de seguridad está familiarizado con ellos y tanto la gerencia como el personal no están lo suficientemente capacitados para reaccionar cuando se presenta un desastre.
En una industria que ya enfrenta retos como la inestabilidad de los precios de las materias primas y la falta de flexibilidad de la competencia, ninguna compañía minera puede pagar para realizar un plan para la gestión de crisis a la medida, desarrollar herramientas intuitivas, materiales fáciles de usar, y de capacitar a todos los actores clave puede promover un enfoque más disciplinado para manejar las crisis.
¿Tenemos una crisis? pregunta clave en la gestión de crisis en la minería
Para adoptar la mejor propuesta, los gerentes deben primero definir lo que constituye una crisis para ellos. Por ejemplo, los gerentes de una operación minera pueden decidir que tienen una crisis de malestar social en sus manos si las protestas plantean el riesgo de lesiones graves o muerte. Si lo que está sucediendo cumple con alguno de los criterios definidos, la empresa actuará inmediatamente para resolver la crisis.
Las mejores propuestas de gestión de crisis abordan las tres fases de los riesgos o dificultades: 1) preparar una respuesta en caso de que una crisis en particular no se pueda prevenir, 2) documentar cómo se resolvería la crisis si se produce y 3) extraer las lecciones aprendidas después de la crisis para mejorar de manera continua.
La puesta en marcha de una propuesta de este tipo requiere tiempo y una preparación cuidadosa al principio. Pero una vez que una empresa minera ha completado este trabajo, puede desplegar fácilmente el enfoque a otras zonas.
A continuación, se examinan estas fases más de cerca. Para ilustrar conceptos clave, se seleccionó un ejemplo reciente tomando la experiencia en gestión de crisis de una multinacional que intentaba abrir una nueva mina en la costa africana.
La región donde se encuentra la sede de este cliente ha experimentado inestabilidad política, disturbios sociales (incluyendo protestas violentas contra las compañías mineras), brotes de enfermedades y desastres naturales como deslizamientos de tierra después de fuertes lluvias.
La empresa minera ya había soportado protestas que habían paralizado la obra durante varias semanas. Los gerentes reconocieron la necesidad de prepararse mejor para otras crisis que pudieran surgir a pesar de sus esfuerzos de prevención, responder a ellas y aprender de ellas.
Prepararse antes de la crisis
Antes de la crisis los gerentes deben prepararse para dar respuestas a dos preguntas: ¿Qué puede pasar? ¿Cómo nos prepararemos? Para ejecutar la gestión de crisis en la minería se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Desarrollar un sistema de control de riesgo que cubra todos los aspectos del negocio y funciones corporativas.
- Crear una guía detallada para describir los procedimientos para manejar las crisis.
- Construir una matriz para trazar un mapa de los posibles escenarios de crisis dependiendo de la probabilidad de que ocurran y de la gravedad de sus consecuencias en caso de que ocurran.
- Elaborar planes de emergencia detallados y planes generales de contingencia, para los peores escenarios, los más probables y los que podrían tener los impactos más devastadores.
- Hacer las preparaciones básicas, tales como crear un inventario de activos y asegurar las reservas durante al menos 15 o 30 días.
Resolver durante la crisis
Los mineros inteligentes deben crear un manual genérico aplicable para resolver cualquier crisis que pueda presentarse. Este documento funciona como guía durante la duración de la crisis. Los gerentes comienzan a utilizarla en el momento en que las señales de crisis ocurren para los criterios que han definido.
El manual es un recurso vital para la gestión de crisis en la minería porque cualquier crisis que se presente podrá manejarse de manera adecuada, en cambio si no hay manual, las probabilidades de que se tomen malas decisiones son más altas porque las personas se sienten agobiadas.
Los manuales más efectivos garantizan acceso inmediato y guían a las personas paso a paso hacia el enfoque de la organización para resolver la crisis. Esta idea es una adaptación del área militar y debe definir cómo se resolverá cualquier crisis que se presente. Por esta razón incluye información como:
- ¿Quién está a cargo?
- ¿Dónde está localizada la sala para la gestión crisis?
- ¿Qué métodos de resolución de problemas y procesos de toma de decisiones deben seguirse para analizar qué está ocurriendo (la crisis específica que se tiene en las manos)?
- ¿Cómo diseñar y comunicar los planes a los stakeholders, incluyendo mensajes, formatos y canales que deben usarse?
En el manual también se debe incluir una lista de números telefónicos y cualquier información esencial que facilite el proceso de comunicación durante la crisis. También debe incluir instrucciones para supervisar cómo los stakeholders perciben la ejecución del plan para gestionar la crisis.
Gracias a la claridad y estandarización de la información en el manual, los equipos de gestión de crisis pueden aplicarla a cualquier tipo de crisis que se pueda presentar.
En realidad, se debe usar el manual de manera paralela con los escenarios que se prepararon antes de la crisis. Después de todo es imposible crear un manual para cubrir todos los procesos involucrados en la solución de cualquier tipo de crisis ya que estas nunca se desenvuelven como se espera.
La combinación de un manual genérico y los diferentes escenarios constituye una poderosa herramienta de gestión de crisis en la minería, así se podrá comprender que puede salir mal y como se debe responder cuando ocurre una crisis.
El manual genérico desarrollado para el ejemplo del cliente en África era accesible de manera rápida en la sala de gestión de crisis.
Al final resultó que, un violento disturbio hizo erupción. El equipo encargado de la gestión de la crisis inmediatamente tomó el manual y lo puso en acción convenientemente, en esa situación, se recomendaba mover al personal a otra sede, entre otras acciones.
Gracias a la velocidad del equipo y a la respuesta efectiva, la situación se resolvió sin muertes ni daños en las operaciones o bienes de la organización.
Aprender después de la crisis
La gestión de crisis en la minería de manera inteligente no debe verse como un evento único porque no lo es. Más bien es un proceso continuo que los gerentes deben agregar a sus manuales y la propuesta debe reflejar los cambios del negocio, los ambientes operativos y las lecciones aprendidas de las experiencias anteriores.
Cada vez que una crisis se resuelve, los gerentes deben buscar ideas para hacerlo mejor la próxima vez. Por ejemplo:
- Generar reportes sobre lo que funcionó bien y lo que no sirvió, hacer un análisis de las acciones ejecutadas durante la crisis.
- Usar la data para conducir a una revisión posterior de las acciones, algo común en las organizaciones militares.
- Realizar los entrenamientos y las simulaciones necesarias.
- Identificar los vacíos y las debilidades en el enfoque de gestión de crisis es esencial (como los roles poco claros en el equipo de gestión de crisis o el análisis escueto de los escenarios potenciales). Al combatir estas insuficiencias los gerentes mineros pueden mejorar continuamente el enfoque.
Aunque de manera superficial parece sensato, muchas organizaciones de la industria extractiva tienen dificultades para adoptar un enfoque disciplinado para la gestión de crisis en la minería. Una posible explicación es que los gerentes se resisten a trabajar en locaciones y sitios lejanos. Algunos gerentes pueden sentir confianza en que sus planes son adecuados. Otros podrían cuestionar la idea de dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para dominar un nuevo enfoque.
Para superar esta resistencia, un grupo minero puede hacer que un equipo central de gestión de crisis establezca plantillas estándares; por ejemplo, para el análisis de escenarios y manuales de resolución de crisis. Éstas se pueden extender a los equipos locales, que pueden rellenar las plantillas con información, análisis y procedimientos adaptados a sus situaciones particulares.
Sí, fortalecer el enfoque de la gestión de crisis en la minería requiere tiempo, reflexión y esfuerzo. Pero la inversión dará grandes dividendos la próxima vez que lo impensable resulte demasiado real. De hecho, el exitoso resultado en la planta africana del ejemplo inspiró al grupo minero multinacional a establecer un enfoque similar de gestión de crisis en todas sus demás plantas.
Artículo escrito por: Dr. Heinz Pley, Dr. Frédéric Geurts, Matthias Tauber, Michael Savolainen y François Lemaître, profesionales de la organización The Boston Consulting Group.
Texto traducido y adaptado de: mining-journal.com
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